Empresas: qué es la gestión documental y cómo puede beneficiar a la pyme

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La digitalización de la pyme española es todo un reto. Son las pequeñas y medianas empresas las que mayor parte del empleo soportan, y la sociedad está cada vez más conectada la red. Bien es sabido que el comercio electrónico, por ejemplo, crece ejercicio tras ejercicio, y es un camino hacia la apertura de nuevas fronteras que traiga prosperidad, más allá del ámbito habitual de acción.

Pero no solo se trata de vender por Internet. La tecnología también evoluciona para poner a disposición de emprendedores y empresas con trayectoria herramientas a la última, con las que ganar en eficacia, tanto en la producción, como en la distribución y servicio postventa.

Cada empresa se hace con las que estima convenientes, considerando su naturaleza o sus necesidades, pero una de las fórmulas que triunfan en la actualidad es el de la gestión documental, mediante sistemas de computación y programas softwares que archivan, gestionan e identifican documentos electrónicos, sean visuales o textuales. En definitiva, gestionan algo tan importante hoy día como la información.

Doxis4 iECM, el software de SER Solutions

Doxis4 es el sistema de gestión documental que ha desarrollado y distribuye el grupo SER, que asegura ser el mayor proveedor europeo de software de gestión de documental. Sobre su producto, se puede consultar más en https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html. “Este software permite a las empresas agilizar sus procedimientos y acceder a una gestión y archivado limpio de sus documentos”, aseguran desde SER.

Está claro que muchas compañías dedicadas al manejo de información, o que deben acometerla en su actividad diaria, tienen una gran carga documental que les hace enfrentarse a inconvenientes de todo tipo. La conservación de documentos duplicados, la acumulación de grandes cantidades de papel físico o la duplicación de tareas, son algunos de los problemas habituales, que se podrían solucionar con una herramienta que ayude a digitalizar y tratar la información.

Y es que este tipo de paquetes software facilitan tareas como el archivado electrónico, el tratamiento de expedientes de contrato y personales, la entrada automatizada de correos o el procesamiento de facturas, entre otros. Son cometidos a asumir en cualquier empresa y, en el momento en el que nos encontramos, su correcta gestión debe formar parte de la estrategia.

De cómo funcionan y para qué están indicados se pueden desprender algunas ventajas propias de este tipo de software.

Uso eficiente de la información

Es la característica más evidente. Los programas pueden almacenar diferentes tipos de documentos, incluyendo los de texto, los correos electrónicos, las hojas de cálculo y extensiones habituales, como el PDF.

SER Solutions asegura que los expertos estiman que la proporción de datos no estructurados en una empresa alcanza el 80%. Eso es demasiada información sin control.

Rapidez de acceso a los datos

Todos los documentos se almacenan en una biblioteca que lleva incorporado un potente buscador, que permite su identificación por palabra clave. Esto se traduce en ahorro de tiempo y, por lo tanto, en un trabajo más eficaz, que también redundará en mayores beneficios.

En concreto, SER Solutions estima que los programas de gestión documental ahorran hasta un 30% del tiempo, que se puede dedicar a otras tareas. La eficiencia siempre es algo que deben perseguir las empresas.

Automatización de flujos de trabajo

La disposición integrada de la información para toda persona que deba tratarla, consigue que aumente la productividad.

La mayoría tienen, además, funciones básicas, como restringir el acceso a ciertos documentos, o poder ver quién y cuándo los está viendo, haciendo un seguimiento de las ediciones ya realizadas. Los documentos que han quedado obsoletos se pueden controlar mejor y, en su caso, ser borrados.

Cumplimiento de estándares de calidad

Con todo, es más fácil cumplir las normas internacionales y los estándares de calidad, como la familia de normas ISO 30300, en un contexto en el que la gestión documental se mira con lupa. Entre otras cosas, por el tratamiento de datos personales y cómo se protegen estos.

Es cierto que este tipo de programas suelen tener unos costes iniciales importantes, además de las actualizaciones, y exigen ser muy responsables con las copias de seguridad. Pero las empresas que los distribuyen ayudan a encontrar una solución adecuada en cuanto a necesidades y presupuesto, así como a aprovechar al máximo su uso.

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